文書管理 [リポジトリ]

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====== 文書管理 ======

初めて社内wikiを見た。
色んなことが文書化されていた。
プロジェクトの内容が書かれてるんだろうなーくらいはイメージしてたが、

  * 新入りが読むページ
  * 新入りに対して教えることページ
  * 自己紹介((かなり詳細な内容を自主的に書いていた。中途が多いので、バックグラウンドが多様で、特に重要とのこと))
  * 座席表
  * 雑多なメモ
  * 書くときに留意すること

まであるとは思わなかった。
要するにこれがあれば仕事を始められるわけである。
特に教育に関することは、「教育するための教育」みたいなのがあってコストだ。文書としてまとめておくことは合理的だ。
さらに、新入りの段階でわからなかったことは加筆していく…という。
予め変化を予期して変更しやすいようにしていく方式で、まさに開発で必要なことを文書にも反映している。

生産性にもっとも寄与するのはICTらしい((また、格差を生む要因もICTだという。逆に格差を縮小させるのは、教育くらいしかない。))。
開発部門は、その知識を活かして自ら生産性を引き上げられる。
プログラミングだけでなくて、文書とか、開発を取り巻く情報全体を活性化させて、生産性を上げる。

===== ほかの分野では =====

IT以外の分野にも適応できそうだが、進んではいないように思える。少なくとも学生が目にすることができる、身の回りでは。
バイトに、役立てることはできないのか？

コンピュータが常に近くにないような職場や、客商売では難しいような気もする。
参照しにくいし、加筆するにしても、手当てが出なさそうだ。バイトごときでわざわざ時間かけて加筆する気はしない。
経営者というか、人を管理する人にとっては、明らかにメリットがあるように思える。

コンビニでアルバイトする場合を考えてみよう。どう業務を教わるかというと、
  - 最初に超基本的なことを経営者が教える(レジとか、引継ぎとか)
  - 普段のシフト＋1人の体制で、ベテランがついて一緒に働く
  - 普段の体制で働く
  - 働きたいシフトで**教えてもらいながら**働く→普通のシフトの業務が忙しくて全然教えてもらえない。

みたいな感じ。
もっとも明文化はされておらず、すべて店長の塩梅しだいなのだが。
バイトは20人くらい。学生メインで2，3年で替わっていくので、毎年5，6人が入る((意外と少ない。あまり意味ないかも))。
そのたびに、同じことを伝えるのを**繰り返す**。新人が入ってくると、よくメモを片手に働いているのを見る。最初から書いてあれば便利じゃないか。

また、この体制の問題の一つは、教育係が教育のための教育を受けていないことだ。
伝言ゲームのように、各自がビミョーに違うことを教わっている。だからビミョーにストレスになったりする。
教えるほうも、そんなに自信がなく、間違ったことを教えたような気分になる。というか教育の時間がない。
結局店長に聞いたりする。たぶん店長は何回も同じことを教えてるんだろうなと思う。

ベテランでも、馴れないシフトに入るときには教えて貰わないといけないが、あまり考慮されない。たまに働く時間帯で、すぐやり方を忘れてそのたびに聞くということはよくある。

とはいえ、今の方式がダメだとは言ってない。
店長との個人的つながりを強くすることは、長く働かせる上で必要なことだろう。
店長との個人的関係が、サボったり、バカなことをしでかさない抑止力になっている面は大きいと思う。
wikiにまとめ、店長の教育的役割を減らした場合は、どうなるんだろう？やってみないとわからない。

書くモチベーションに関しては、文字数や記事数などで測定できるため、多少報酬を出すようにしたっていい。
もともと教育にかかるコストを減らしてるわけで、その分を考えても利益になると思う。

===== どう取り組むか =====

自分の利益をまとめよう。
  * 一般性を取り出して、一部公開する
  * ノウハウ自体を公開・販売する
  * 導入のデモを得る

などが目的となり、あらゆる産業や集団に利用できる。　
技術とノウハウの両方で、付加価値になる。

どれだけ詳細化するか、というところは問題だ。明らかに身体的なものは、書く意味はない。手続き的なところを書く。
まず10ページほど勝手に作ってしまおう。自分用に。

  * シフトの要件
  * FAQ
  * コメント機能
  * 研修の流れ
  * 用語集
  * 新入り向け
  * 書く人向け
  * 教育向け
  * コーヒーマシン
  * 精算
  * 要望

…うーん、やっぱり全然いらないような気がするな。店内にすると情報の価値はなくなるが、一般化すると店内はおろかほかの場所でも役に立たない…と。だいたい、今回ってるんだからいいじゃないか。
もっと役立つことに回すべきだな。
少なくとも、常にコンピュータを参照できるような職場環境だといいかもしれない。
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