文書管理

初めて社内wikiを見た。 色んなことが文書化されていた。 プロジェクトの内容が書かれてるんだろうなーくらいはイメージしてたが、

• 新入りが読むページ
• 新入りに対して教えることページ
• 自己紹介¹⁾
• 座席表
• 雑多なメモ
• 書くときに留意すること

まであるとは思わなかった。 要するにこれがあれば仕事を始められるわけである。 特に教育に関することは、「教育するための教育」みたいなのがあってコストだ。文書としてまとめておくことは合理的だ。 さらに、新入りの段階でわからなかったことは加筆していく…という。 予め変化を予期して変更しやすいようにしていく方式で、まさに開発で必要なことを文書にも反映している。

生産性にもっとも寄与するのはICTらしい²⁾。 開発部門は、その知識を活かして自ら生産性を引き上げられる。 プログラミングだけでなくて、文書とか、開発を取り巻く情報全体を活性化させて、生産性を上げる。

IT以外の分野にも適応できそうだが、進んではいないように思える。少なくとも学生が目にすることができる、身の回りでは。 バイトに、役立てることはできないのか？

コンピュータが常に近くにないような職場や、客商売では難しいような気もする。 参照しにくいし、加筆するにしても、手当てが出なさそうだ。バイトごときでわざわざ時間かけて加筆する気はしない。 経営者というか、人を管理する人にとっては、明らかにメリットがあるように思える。

コンビニでアルバイトする場合を考えてみよう。どう業務を教わるかというと、

1. 最初に超基本的なことを経営者が教える(レジとか、引継ぎとか)
2. 普段のシフト＋1人の体制で、ベテランがついて一緒に働く
3. 普段の体制で働く
4. 働きたいシフトで教えてもらいながら働く→普通のシフトの業務が忙しくて全然教えてもらえない。

みたいな感じ。 もっとも明文化はされておらず、すべて店長の塩梅しだいなのだが。 バイトは20人くらい。学生メインで2，3年で替わっていくので、毎年5，6人が入る³⁾。 そのたびに、同じことを伝えるのを繰り返す。新人が入ってくると、よくメモを片手に働いているのを見る。最初から書いてあれば便利じゃないか。

また、この体制の問題の一つは、教育係が教育のための教育を受けていないことだ。 伝言ゲームのように、各自がビミョーに違うことを教わっている。だからビミョーにストレスになったりする。 教えるほうも、そんなに自信がなく、間違ったことを教えたような気分になる。というか教育の時間がない。 結局店長に聞いたりする。たぶん店長は何回も同じことを教えてるんだろうなと思う。

ベテランでも、馴れないシフトに入るときには教えて貰わないといけないが、あまり考慮されない。たまに働く時間帯で、すぐやり方を忘れてそのたびに聞くということはよくある。

とはいえ、今の方式がダメだとは言ってない。 店長との個人的つながりを強くすることは、長く働かせる上で必要なことだろう。 店長との個人的関係が、サボったり、バカなことをしでかさない抑止力になっている面は大きいと思う。 wikiにまとめ、店長の教育的役割を減らした場合は、どうなるんだろう？やってみないとわからない。

書くモチベーションに関しては、文字数や記事数などで測定できるため、多少報酬を出すようにしたっていい。 もともと教育にかかるコストを減らしてるわけで、その分を考えても利益になると思う。

自分の利益をまとめよう。

• 一般性を取り出して、一部公開する
• ノウハウ自体を公開・販売する
• 導入のデモを得る

などが目的となり、あらゆる産業や集団に利用できる。　 技術とノウハウの両方で、付加価値になる。

どれだけ詳細化するか、というところは問題だ。明らかに身体的なものは、書く意味はない。手続き的なところを書く。 まず10ページほど勝手に作ってしまおう。自分用に。

• シフトの要件
• FAQ
• コメント機能
• 研修の流れ
• 用語集
• 新入り向け
• 書く人向け
• 教育向け
• コーヒーマシン
• 精算
• 要望

…うーん、やっぱり全然いらないような気がするな。店内にすると情報の価値はなくなるが、一般化すると店内はおろかほかの場所でも役に立たない…と。だいたい、今回ってるんだからいいじゃないか。 もっと役立つことに回すべきだな。 少なくとも、常にコンピュータを参照できるような職場環境だといいかもしれない。